ビビるほど効率の上がる作業を効率化するための超簡単な4ステップ

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こんにちはぶんたです。

僕は自分で言うのもなんですが作業効率が恐らくかなり良い方です。

もちろんこれは昔からできていたわけではありません。

何度となく試行錯誤し、どうすれば変わるかという思考を常に考えていたからこそのものです。

今回はそんな作業効率を上げるためにやっていることを超簡単な4ステップに落とし込みました。

再現性はかなり高いはず….。

それでは解説していきます。

 

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作業を効率化するための超簡単な4ステップ

それでは早速4つの作業効率を上げるために必要なステップを解説していきます。

順番はコチラ。

 

  • 10分単位で切り分ける
  • 10分タスクを同一のセグメントでまとめる
  • まとめたジャンル毎タスクを詳細化する
  • タスクを組み立てる

それでは上から順に説明していきますね。

1.10分単位で切り分ける

まずはこなさなければいけないタスクを10分単位で切り分けていきましょう。

作業を効率化するための極意はまずしっかりと達成可能な計画を立てることが大切です。

さらにその計画は具体性があり、認識しやすいものでなければなりません。

例えば資料作成のタスクがあったとしたら、

  • 資料作成

だけではもちろん計画ではありません。

  • リサーチ
  • スライド作成
  • 編集

これでもまだざっくりとしすぎています。

この10分単位で切り分けるというテーマに従えば

  • Aについて調べる
  • Aの画像を探してくる
  • Aの文章を構成する
  • Bについて調べる
  • Bの画像を探してくる
  • Bの文章を構成する
  • Cについて調べる
  • Cの画像を探してくる
  • Cの文章を構成する
  • 全体の構成を考える
  • それぞれの元データをスライドにデザインする
  • スライドの構成を見直す
  • 文章のまとまりや、ミスチェックをする

と言った感じでしっかりと10分単位の細かい行動ベースに落とし込みましょう。

2.10分タスクを同一のセグメントでまとめる

次にタスクを同一のセグメントでまとめていきます。

先ほど挙げた10分タスクを同じジャンル毎にまとめていきます。

理由は後述しますが、例えばリサーチならリサーチ、執筆なら執筆、連絡なら連絡という風にタスクをまとめていくことが大切です。

3.まとめたジャンル毎タスクを詳細化する

次にまとめたジャンル毎のタスクをさらに詳細化していきます。

この詳細化というのは例えば、

  • 10分以内で終わりそうな場合にかかる時間
  • タスクのボトムネックになる要素
  • タスクの作業手順

など、タスクを消化するに当たって明確になっていた方が効率化するような要素をあげておきます。

ジャンル毎タスクは基本的にどれも同じ作業になるので、作業前に全ての動きをイメージできるような情報を挙げておきましょう。

4.タスクを組み立てる

最後に出来上がったタスクを組み立てていきます。

この際に気をつけるべきことが以下の3つです。

  • 効率化するために同一タスクを続ける
  • 同一タスクは徐々にかける時間を少なくしていく
  • 思考が必要なタスクは簡単なタスクの後にする
効率化するために同一タスクを続ける

せっかくジャンル毎にまとめたので、同じ動きをするタスクはそのまま続けていきましょう。

これは同じ動きを継続して行った方が作業も早くなり、よりスピーディに消化できるためです。

同一タスクは徐々にかける時間を少なくしていく

また、基本的にはどのタスクも作業時間を測りながらやるべきです。

そして同一タスクを続けた際に効率化される時間を測っておきましょう。

例えば僕の場合だと、同一タスクを何度も行う際は1タスク辺り1分ずつぐらいの速さで目標達成時間を短くしています。

これは継続していくとわかるのですが、今後同じような作業がある際に時間的見積もりをしやすくするためと、単純に作業スキルを高めるための2つの意味があります。

思考が必要なタスクは簡単なタスクの後にする

タスクをジャンル毎に分けた際に、明らかに簡単そうだなと思うものと、これは時間がかかりそうだなと思うものがでてきたかと思います。

これはタスク消化に思考が必要か否かが判断基準となっているので、まずは難しいなと思うタスクはどんどん後回しにしていきましょう。

タスクを始めたての頃はまだ集中力も乏しく、作業も芳しくありませんが、時間が長くなるに連れ集中力と共に、考えることができるようになってきます。

まずは思考が柔軟になるまで簡単なタスクからこなしていき、ある程度達成できたところで重いタスクを消化していきましょう。 

計画を立ててタスクをガンガンこなせ!

というわけでタスクを消化するための4ステップについて書いてみました。

今でこそ無意識のうちにこういったタスク整理を行えていますが、以前は毎回紙に書いて目の前のことに取り組んでいました。

しかしこれを続けていくだけでもハッキリと実感できるくらいには効果があります。

作業は早くなり、物事を素早く計画する力が身につくので、まずは何かに取り組む前に一度試してみてください。

タスクを消化して仕事地獄から開放されましょう!