デスクワークで作業効率を上げるために意識すべき5つの方法

f:id:bun1125:20170702165315j:plain 定時を知らせるチャイムが鳴り響くころ、あなたは必死の形相でパソコンとにらめっこ。 まだまだ仕事が終わる気配はありません。 そんなあなたを尻目に、仕事が出来るアイツは今日もきっちり定時に仕事を片付けて、颯爽と帰っていくのです。 「出来るヤツはいいよなぁ。こっちは今日も残業だ…」   さて。もし「あなたもこれから定時で帰れるようになれる」と言われたら信じますか? 実は、出来るアイツは作業効率を上げる方法を実践しているに過ぎないのです。 今回ご紹介する作業効率を上げるために意識すべき5つの方法を実践してみてください。 きっとあなたも出来るアイツのように仕事が片付けられるようになりますよ。 では、さっそく詳しい内容を見ていきましょう!

作業が遅い?効率を意識しよう!

「自分の作業が遅く感じる、もっと速く処理できるようになりたい!」 社会人なら、誰もが抱く悩みではないでしょうか。 デスクワークに限らず、どんな職種にも共通した悩みだと思います。 では実際に作業を早くするためには何が必要なのでしょうか?   「とにかくがむしゃらに、素早く処理しよう!」 気持ちだけで作業が速くなるなら、みんな悩んだりしませんよね。 「仕事に使える便利グッズを色々と取り入れてみよう」 中には使えるものもありますが、「作業の手助けになる」程度のものです。   作業を速くしたいのであれば、そういう小手先のことではダメなんです。 作業を早くしたければ、効率を意識しましょう。 作業効率を意識して仕事をしてみると、がむしゃらに働いているだけでは見えなかったものが見えてきます。 「ここの処理とあの処理は同時にやった方がムダがないな」 「ここの確認って、最後にも同じところ確認してるから無意味だな」 このように、作業効率を意識すると、ムダのないシンプルな作業手順が浮かんできます。 効率を考えることは合理的な考え方を養っていくことでもあります。 それこそが作業速度を速めるための第一歩なのです。

作業効率が上がると残業もなくなる!

漠然と仕事を続けていても、一向にあなたの労働時間が減ることはありません。 「毎日残業でつらい…」と思いながらも、現状を変えることができないのです。   しかし、作業効率さえ上がれば定時ダッシュも夢ではありません! なぜなら、効率を見直すということは、全体からムダが無くなるということだからです。 一部分だけが改善されたとしたとしても、全体の処理時間には大して影響はないかもしれません。 しかし、業務全体のあらゆるムダがきれいサッパリ無くなってしまえばどうでしょうか? 本当に必要な作業のみがギュッと濃縮された、ムダのない作業手順が見えてくるのです。 つまりは、大幅に処理速度の向上が望めるということなんです!

デスクワークで作業効率を上げる5つの方法

ここまでの内容で、作業効率を上げる重要性は十分に理解していただけたと思います。 そしてここからは、いよいよ具体的に作業効率を上げる方法を紹介していきます。 是非、最後まで目を通して頂き、あなたの業務の効率アップにお役立てくださいね。

作業環境を見直してみる

まず初めに見直して頂きたいのが、あなたのデスク周りの環境です。 「それは小手先だけの改善策じゃないのか!」と思われたならすみません。   しかし、これは重要なことなのです! 人間は、目に映るものから無意識にいろいろな情報を読み取ってしまうものです。 デスクが散らかっていたり、あちこちに付箋が貼り付けられているような環境では、あなたの集中力を途切れさせる要因になります。 「いかに集中力を出せる環境を作るか」というのも、作業効率を上げるうえで重要なことなんです。 ましてや、1日中あなたが働き続ける場所なのですから。 環境には十分こだわって当然なのです。 まずはデスク周りの整理整頓から始めましょう。 他にも、椅子の座り心地が悪くないか、モニターの角度や明度は適切か、などなど。 あなたが働きやすい環境となるように、いろいろ見直してみてください。

作業時間を意識しよう

先ほども言いましたが、効率を上げるということは、全体からムダを無くしていくことです。 そのためには、1つ1つの作業を分解して見ていく必要があります。 ここで有効になるのが、「1つ1つの作業に目標タイムを設定する」方法です。 この試みには、2つのメリットがあります。   1つ目は、「リミットを設定すると集中力が増す」ことです。 リミットが決まっていると、当然のことながら時間を気にしながら作業することになります。 時間に追われているときって、他のことを考える余裕ありませんよね? 「締め切りに追われたときに火事場の馬鹿力が出せた」という経験があると思います。 これは、他のことを一切考える余裕がないことが、結果的に一つの作業に集中できる状態を生み出しているからなんです。 ぜひ、この心理状態を利用してしまいましょう。   2つ目のメリットは、「作業のムダな箇所が見えやすくなる」ことです。 あなたは急いでいるとき、どんなことにイライラするでしょうか? 急いでいるときって、何かムダなことに時間をとられると「早くしてくれ!」となりませんか? そう、人は急いでいるときほど、ムダな時間に敏感になるのです。 これを作業の効率化に利用しましょう。 リミットを設けて、時間に追われながら作業を進めることで、イライラするポイントを見つけるのです。 そして、そういうポイントを見つけたら、どんどんムダの無い手順に差し替えていきましょう。

一日の作業スケジュールを計画する

一日の仕事が始まったとき、いきなり業務に入るべきではありません。 まずは、当日のスケジュールを計画することから始めましょう。 ものごとを順序立てて考えることが重要なことです。   まず初めに、あなたが抱えている仕事を全て洗い出します。 全体像が見えなければ計画は立てられませんよね。 そして、全ての業務の洗い出せたなら、次はそれらに優先順位をつけていきましょう。 大別すると以下のようになるかと思います。
  1. 一刻も早く終わらせなくてはいけない仕事
  2. 当日中に終わらせなくてはいけない仕事
  3. 可能であれば当日中に終わらせたい仕事
  4. 翌日以降に持ち越しても構わない仕事
基本的には、この優先度に従って業務を進めていくことなります。 当日中に必ず作業することになるのは①と②ですね。 なので、①と②の優先度については、より細かくに決めた方がいいでしょう。 そこで考えて頂きたいことが、「どの仕事が面倒に感じるか」です。   例えば「怒りっぽい顧客に電話する」「単純作業で面白くない作業」が面倒な仕事に当てはまります。 このような仕事は、「後でやらなくていけないもの」と考えるだけで、心理的な負担となります。 別の作業をしていても、ことあるごとに頭にチラついてしまうものです。 そうなれば作業効率を下げる要因となりますよね。 面倒に感じる仕事ほど、早めに終わらせてしまうのが得策です。

自分なりのやり方を見つける

あなたの受け持つ仕事には、誰かからやり方を教わったものや、引き継いだものも多いと思います。 そういう仕事において、あなたは前任のやり方をそっくりそのまま続けてはいないでしょうか?   仕事とは、人それぞれやり方が違うものです。 誰かにとっての効率的なやり方が、必ずしも自分にとって効率的とは限りません。 もちろん、初めのうちは要領も分からないでしょうから、教わったままのやり方が無難でしょう。 しかし、ある程度その仕事に慣れてきたのなら、そこから先はあなたなりのやり方を模索してみるべきです。 よくよく見直してみたらムダだらけだった、なんて言うこともよくある話です。   なお、自分のやり方を見つけるためには、日ごろから自分の得意なことを把握しておくことが大事です。 「いかに自分の得意なパターンに仕事をはめ込むか」が、効率化において重要なポイントです。 そうする為にも、自分の得意パターンは意識しておきましょう。

しっかり指導してくれる良い上司を持つべき

最後に、あなたの作業効率を上げる最も手っ取り早い方法がこれです。 良い上司を持ちましょう。 これこそが、シンプルかつベストな方法といえます。   良い上司であれば、部下のやり方の問題点などはすぐに見抜いてしまうものです。 客観的な目線から、自分では気づけないようなところもバシバシ指導してくれるでしょう。 何でもそうですが、独学でやるより、人に教わった方が覚えは早いですよね。 それは、作業効率を上げることにしても同じことです。   また、優秀な上司の仕事を近くで見るだけでも、得られるものがたくさんあります。   例えば、先ほどの「自分のやり方を見つけましょう」というお話。 そうは言ったものの、いきなり最初から自分のやり方を確立するのは難しいかと思います。 そこで大事なのが、優秀な人のやり方を参考にすることです。 優秀な人のやり方を見て、「凄いな」と感じたところは、まずは真似てみるのです。 そして、自分の中で「ある程度ものになってきたな」と感じたらたら、そこから自分なりのやり方を探せばいいのです。   なお、真似るだけなら同僚や部下を参考にしてもかまいません。 ですが、同僚や部下を真似るのは、何だか負けた気がしてしまい、気が引けるのも事実です。 そういった面でも、良い上司がいれば参考にしやすいことでしょう。

しっかりとした上司を持てば仕事は全てが変わる!

良い上司を持つことのメリットは、何も作業効率が上がることだけではありません。 その他にも、仕事においてプラスになることが数多くあります。
  • 職場に良い意味での緊張感が生まれる
  • 仕事への取り組み方を教えてくれる
  • あなたの良いところを伸ばしてくれる
  • 働きやすい環境を整えてくれる
このように、職場にしっかりとした上司がいることは、あなたの成長にもつながります。 良い上司が居るのと居ないのでは、仕事の全てが変わるといっても過言ではありません。 是非、あなたの可能性を引き出してくれる良い上司を見つけてくださいね。

成長しない職場なら転職を考えるべき

あなたの職場は、あなた自身が成長していける職場といえるでしょうか? 本来は、自分が成長できないことを環境のせいにするべきではないかもしれません。 しかし、仕事への向上心というものは、実際のところ環境に大きく左右されるものです。 先ほどの話で言えば、良い上司が一人いるだけでも大きく変わってくるのです。 「こんな職場でがんばってもムダ」と思うようでは、成長は望めません。 もし、今の職場で成長が望めないと感じられるのであれば、転職することをオススメします。 効率を上げるべきは仕事だけではありません。 あなたの成長についても同じことが言えるのではないでしょうか。

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